以下是名片的整理。通常使用的名片簿，是半边透明活页的硬纸板。而 一般公司中常使用的，多半是长方形的名片簿，一页只能放进三张名片，并且不是活页式，所以整理后，再插入其他名片时就非常不方便了。 名片簿通常都会遮住名片反面，但是因为有些名片反面，都记录了此人的相关资料，所以绝不能把反面遮住。乍看之下，或许会觉得很不经济，但 是考虑到正反面都使用得到，这点就会觉得划算了。
名片簿只是放着不用，是没有任何意义的。为了整理名片，做目录本是 必要的。许多人整理名片，是按照认识的先后顺序或英文 26 个字母顺序排列的，但是仅仅只有一面之交的人，彼此都容易忘记对方的姓名，以后查阅起 来，不仅费时间也很可能找不到。
因此，这些名片是按项目、类别来整理的。大项目分为金融机构、委託 诉讼或辩护人、朋友、大众传播界人士、合作人等，更细的项目则分为各家公司或俱乐部的名片，以便往后即使想不出对方的名字时，也能按照此人的 关係类别，立刻找出对方的名片。
通常整理在名片簿上的名片，并非是所有的名片。例如，经常有许多推 销员到办公室来推销东西，而这些推销员的名片，你就直接丢掉即可。这也就是说，按照目的意识来做取舍。
7.通讯录则是按卡片分类的整理法 第二步骤则是通讯录。这也是利用活页式的硬纸板，并且为了考虑插换的可能，所以使用的是卡片式。即从交换过名片的人中，挑出必要的名片， 转记在通讯录上。
很多人都使用合订式通讯录，但一旦容纳不下时，就必须重新再写一次 新目录。
而且，一般的通讯录，通常都是将字母分为几个部分，并且每个字母的 页数是一定的。而平常使用的姓名开头的第一个字母，很快就会容纳不下，而相反的较少使用的字母，空白处就永远填不满。
以活页式而言，按照需要，即使增加或减少均无妨。 而且，这些通讯录，是使用一人一张的卡片方式。此卡片是采用名片的规格，并且各自记入姓名、住址、公司地址、电话号码。而一般的通讯录， 每个人的空间却很窄，使用起来很不方便，同时也无法写入住户和工作单位 的住址。
而卡片式的另一个优点是能随意插换。此卡片共有五行，以下是各行的 使用项目。第一行是记下此人的邮递区号、住址、电话号码，第二行是记下工作单位的邮递区号、住址、电话号码、传真机号码，第三行记的是公司名 称、所属的工作单位、职务，第四行是备註栏，第五行则是此人的姓名。
姓名列在最下一行，是为了插入卡片后，只能看见姓名部分。在查阅时， 只须看姓名可方便查阅，而你只要掀开姓名部分，就能看到此人的其他资料。
在寄出贺年卡时，若想做一份最新姓名录，只要直接印通讯录，便能做好姓名录了。
8.人才录是人物情报的核心 第三步骤是人物情报核心“人才录”。
通讯录，仅是完整地记入对方的通讯处，大致上有工作单位、所属部门 和职称。但至于此人精通的是何类信息，家庭概况或近况都未记载。单凭通讯录，脑海中无法清晰地浮现此人的长相。
而当我们想获得某情报时，却不知该去询问谁，那就没什么效率可言了。 但若能有效地活用信息，能够立即检索出所需信息的来源。而为达到此一目的，下一番功夫来做人才录是有必要的。
“人才录”这个名词，在辞典中没有，是我们自己创造出来的名词。其 含意是人就是宝贵财源，所以称为人才录。
人才录是将住址目录做更集中的登记。总之，顺序是名片簿、通讯录、 人才录，且范围愈来愈集中。相对地，人才录应称得上是交际网的核心，且 是庞大的财产。
人才录所使用的是 B6 规格的卡片纸。卡片纸原本是运用于科学实验统 计，或读书时的卡片。
市面上也有整理个人信息的专用卡片，但有些卡片，比一般人信息的卡 片更薄，一份檔案就能整理许多的卡片，容量大、格数多才能达到使用目的。
一般的专用卡纸，其记入项目受到限定，反而不好使用。
人才录中所记录的项目栏包括：姓名栏、假名索引栏、性别栏、出生年月日栏、会面栏、学历栏、职务栏、籍贯栏、公司栏、现在住址栏、家庭状 况栏、备註栏等。
因为记入这些资料，只要看此人的人才录，就能了解到他的大概情况。 并且，由于事先有完整的人才录，一旦使用时，就能在短时间内获得自己所需要的信息。 有关籍贯栏，或许有人会认为“有此必要吗？”这和户籍上的籍贯不一样，而是出生地，或较少变动的住址，能间接与对方连络的住址。比如即因 对方迁居，而无法连络时的紧急连络住址。
再者，公司栏、住址栏为考虑搬家因素，所以都留有很大的空白。
9.贺年卡是人物情报的来源 在寄出贺年卡或圣诞卡前，应先复印通讯录，这在前面已提过了。因为只有姓名的那一栏看得见，所以复印通讯录，就可以有一份依 26 个英文字母 顺序排列的姓名目录。
某些老闆每年寄出的贺年卡，大约 2000 封，作业量相当庞大，所以，使 作业精简化是很重要的。而此作业大部分都是委託秘书去做，但有时是他们直接来做，且为了